Avec Odoo 20, les entreprises disposent d'une nouvelle possibilité pour mieux gérer leurs utilisateurs : les Light Users.

Dans un contexte où la tarification Odoo évolue, cette nouvelle formule apporte une réflexion intéressante : tous les collaborateurs d'une entreprise ont-ils réellement besoin d'une licence Odoo complète ?

La réponse dépend avant tout de leurs usages.

Certains collaborateurs travaillent quotidiennement dans les applications métier d'Odoo et ont besoin d'un accès complet. D'autres utilisent principalement quelques fonctionnalités ciblées, notamment pour certaines fonctionnalités RH, les dépenses, les congés, la planification, certaines opérations logistiques et d'autres fonctionnalités adaptées à leurs besoins.

Les Light Users permettent justement d'adapter le niveau d'accès aux besoins réels de chaque collaborateur, tout en réservant les licences complètes aux utilisateurs qui en ont réellement besoin.

Light Users Odoo 20 : une  nouvelle
façon d'optimiser vos licences

Qu'est-ce qu'un Light User dans Odoo 20 ? 

Un Light User est un type d'accès Odoo destiné aux collaborateurs dont les besoins dans la plateforme sont limités.

Odoo distingue notamment deux situations :

• un employé peut être enregistré dans la base comme collaborateur sans disposer d'un accès aux applications ;
• un utilisateur peut disposer d'un accès limité à certaines fonctionnalités prévues pour les Light Users.

L'objectif est simple : ne pas appliquer systématiquement le même niveau de licence à toute l'entreprise lorsque les usages sont différents.

Une organisation peut ainsi disposer de plusieurs profils d'utilisateurs selon leurs responsabilités et leurs besoins opérationnels dans Odoo.

Pourquoi les Light Users sont-ils intéressants pour les entreprises ?

Lorsqu'une entreprise déploie un ERP, il peut être tentant de considérer que chaque collaborateur doit disposer du même niveau d'accès.

Pourtant, les besoins peuvent être très différents.

Un responsable commercial peut avoir besoin de travailler quotidiennement dans le CRM et les Ventes. Un comptable peut avoir besoin de la Comptabilité. Un chef de projet peut travailler dans l'application Projet.

À l'inverse, un collaborateur peut simplement avoir besoin de :

• déclarer ou consulter ses présences ;
• effectuer une demande de congé ;
• encoder une note de frais ;
• consulter son planning ;
• accéder à certaines informations internes ;
• effectuer certaines opérations de scan avec Barcode.
• … et accéder à d'autres fonctionnalités correspondant à leurs besoins.

Dans ce type de situation, une licence complète n'est pas nécessairement adaptée à son usage.

Les Light Users permettent donc de réfléchir aux licences non plus uniquement en fonction du nombre de collaborateurs, mais en fonction de leurs besoins réels dans Odoo.

Licence complète ou Light User : quelle différence ?

La question n'est pas de déterminer quelle licence est « meilleure ».

Il s'agit plutôt de choisir le niveau d'accès correspondant aux besoins et aux usages de chaque utilisateur dans Odoo.

Les fonctionnalités exactes doivent naturellement être vérifiées selon la configuration et les droits attribués dans la base Odoo.

Odoo précise notamment que les Light Users peuvent accéder à certaines fonctionnalités RH et personnelles, au planning, se connecter comme employés dans une session Point de Vente, consulter Knowledge en lecture seule et effectuer certaines opérations de scan avec Barcode. En revanche, ils ne disposent pas des accès aux principales applications opérationnelles telles que Sales, Purchases, Projects ou Accounting.

Tous les collaborateurs n'ont pas forcément besoin d'une licence complète

C'est probablement le principal intérêt à retenir.

Prenons l'exemple d'une entreprise de 50 collaborateurs.

Tous les employés peuvent avoir besoin d'être intégrés dans la gestion RH de l'entreprise. Mais seuls certains d'entre eux peuvent avoir besoin de travailler quotidiennement dans les applications métier d'Odoo.

Plutôt que de considérer automatiquement les 50 collaborateurs comme des utilisateurs disposant du même niveau d'accès, l'entreprise peut analyser les besoins de chacun.

Certains utilisateurs pourront avoir besoin d'une licence complète.

D'autres pourront avoir un accès adapté sous forme de Light User.

Cette approche permet de mieux aligner la gestion des licences avec l'organisation réelle de l'entreprise.

Les Light Users : une piste pour mieux maîtriser son budget Odoo

L'évolution de la tarification Odoo rend cette réflexion particulièrement pertinente.

Odoo a annoncé une révision de sa grille tarifaire, notamment avec une augmentation du prix du plan Custom et l'introduction du Light User. Odoo présente cette nouvelle formule comme un moyen pour les employeurs de gérer les actions RH et de donner aux collaborateurs l'accès aux applications nécessaires à l'exécution de leur métier.

L'enjeu pour une entreprise n'est donc pas simplement de chercher à payer moins.

Il est surtout de ne pas payer pour un niveau d'accès dont un collaborateur n'a pas besoin.

Autrement dit :

Pourquoi attribuer systématiquement une licence complète lorsque les besoins d'un utilisateur sont beaucoup plus limités ?

Une analyse précise des profils utilisateurs peut ainsi permettre d'identifier une combinaison plus pertinente entre licences complètes et Light Users.

Quels collaborateurs peuvent avoir intérêt à utiliser un Light User ?

Il n'existe pas une répartition universelle valable pour toutes les entreprises.

Le bon choix dépend des processus et des responsabilités de chaque organisation.

Un Light User peut notamment être pertinent pour des collaborateurs qui utilisent Odoo principalement pour certaines fonctionnalités liées aux ressources humaines, aux dépenses, aux présences, à la planification ou à d'autres usages nécessitant un accès limité.

À l'inverse, les collaborateurs qui administrent ou utilisent quotidiennement des applications métier telles que les ventes, les achats, les projets ou la comptabilité auront besoin des accès correspondants. Odoo indique explicitement que ces applications principales ne sont pas accessibles dans le périmètre du Light User.

Ce n'est donc pas le titre du poste qui détermine la licence, mais bien l'usage réel d'Odoo.

Un responsable peut avoir besoin d'un accès complet, tandis qu'un autre collaborateur ayant un rôle différent peut très bien fonctionner avec un accès limité. L'analyse doit être faite au cas par cas.

Light User : une nouvelle possibilité pour les projets Odoo

Les Light Users peuvent être intéressants aussi bien pour les entreprises qui utilisent déjà Odoo que pour celles qui réfléchissent à la mise en place d'un ERP.

Vous utilisez déjà Odoo ?

L'arrivée des Light Users peut être l'occasion de revoir votre répartition actuelle des utilisateurs.

Certains collaborateurs disposent-ils d'une licence complète alors qu'ils utilisent uniquement quelques fonctionnalités ?

Une analyse de vos droits et de vos usages peut permettre d'identifier les profils pour lesquels un accès plus limité pourrait être envisagé.

Vous envisagez de déployer Odoo ?

Il peut être pertinent d'intégrer cette réflexion dès la conception du projet.

Au lieu de partir du principe que chaque collaborateur doit disposer du même accès, vous pouvez définir les besoins de chaque profil utilisateur dès le départ.

Cela permet de construire une architecture de licences plus cohérente avec votre organisation..

Les Light Users ne remplacent pas les licences complètes

Il est important de le préciser : un Light User n'est pas une licence Odoo complète à prix réduit.

Son périmètre est volontairement limité.

Il répond à certains besoins, principalement autour des fonctionnalités RH, personnelles et de quelques usages opérationnels spécifiques.

Un collaborateur qui doit gérer les ventes, les achats, les projets, la comptabilité ou d'autres fonctionnalités métier avancées aura besoin des droits correspondants.

L'intérêt des Light Users réside donc dans la complémentarité avec les licences complètes.

L'objectif n'est pas de remplacer toutes les licences existantes, mais de mieux répartir les niveaux d'accès.

Comment optimiser ses licences Odoo avec les Light Users ?

Avant de choisir un type de licence, plusieurs questions peuvent être posées :

​1. Quels collaborateurs utilisent réellement Odoo ?

​Tous les employés n'ont pas nécessairement les mêmes besoins.

​2. Quelles applications utilisent-ils ?

​CRM, Ventes, Comptabilité, Projet, RH, Planning, etc.

​3. Quelles actions doivent-ils réellement effectuer ?

​​Gérer un processus métier complet ou simplement consulter, déclarer ou effectuer une opération ponctuelle ?

​4. Quels utilisateurs ont besoin d'un accès complet ?

​Ce sont généralement les profils qui travaillent directement dans les applications métier concernées.

​5. Quels collaborateurs peuvent fonctionner avec un accès limité ?

​C'est ici que les Light Users peuvent entrer en jeu.

Cette analyse permet de passer d'une logique de « une licence par collaborateur » à une logique plus adaptée :

« Une licence correspondant au besoin réel de chaque utilisateur. »

FAQ – Light Users Odoo 20

Qu'est-ce qu'un Light User dans Odoo 20 ?

​Un Light User est un type de licence à accès limité destiné à certains collaborateurs dont les besoins dans Odoo ne nécessitent pas l'utilisation complète des applications métier. Il peut également correspondre à un employé enregistré uniquement comme fiche RH, sans accès aux applications.

​Que peut faire un Light User dans Odoo ?

​Selon les droits concernés, il peut notamment gérer certaines fonctionnalités personnelles et RH, les congés, les notes de frais, les présences, consulter le planning, accéder à Knowledge en lecture seule et effectuer certaines opérations Barcode, entre autres usages prévus dans le périmètre Light User.

​Un Light User peut-il utiliser les ventes ou la comptabilité ?

​Non. Odoo indique que les Light Users n'ont pas accès aux principales applications opérationnelles telles que Sales, Purchases, Projects et Accounting.

​Tous les employés d'une entreprise doivent-ils avoir une licence complète ?

​Non. Le niveau d'accès doit être déterminé selon les besoins réels de chaque collaborateur. Certains pourront nécessiter une licence complète, tandis que d'autres pourront relever du périmètre Light User.

​Les Light Users permettent-ils de réduire les coûts Odoo ?

​Ils peuvent contribuer à optimiser le budget de licences en évitant d'attribuer systématiquement une licence complète à des collaborateurs dont les besoins sont limités. L'économie réelle dépend toutefois de la composition des utilisateurs et de leurs besoins.

​Les Light Users sont-ils réservés aux entreprises qui utilisent déjà Odoo ?

​Non. Cette possibilité peut également être prise en compte lors de la conception d'un nouveau projet Odoo, afin de déterminer dès le départ les niveaux d'accès nécessaires aux différents profils utilisateurs.